Rozbudowa systemu udostępniania e-usług publicznych w administracji publicznej w Małopolsce – etap II
Działanie 2.1 E-administracja i otwarte zasoby
Wartość całkowita projektu 21 525 420,00 zł
Wartość dofinansowania 16 144 065,00 zł
Opis projektu
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) to jednolity system teleinformatyczny, który kilka lat temu powstał w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, a następnie został wdrożony m.in. w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Systemem jest darmowym i wspólnie rozwijany przez polską administrację.
Umożliwia on urzędnikom sprawne i szybkie wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentacji elektronicznej. To niezwykle istotne z punktu widzenia monitorowania postępu prac nad danym zadaniem czy czuwania nad terminowością spraw.
Praca z EZD oznacza, że segregatory i papierowe akta nie są już tak często widywane w urzędzie. Życie dokumentu w danej jednostce zaczyna się od jego zeskanowania. Odwzorowanie cyfrowe opatrzone odpowiednimi danymi (tzw. metadanymi) pozwala na szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów w urzędzie, a także efektywniejsze przechowywanie danych oraz zarządzanie nimi (filtrowanie, przetwarzanie, raportowanie itp.). Wypracowane w ramach EZD rozwiązania są przy tym ujednolicone i mogą być wykorzystywane wielokrotnie. Ponadto łatwiejszy jest dostęp do akt sprawy, co w pracy zespołowej jest nieocenione. Każdą czynność urzędnika odnotowuje sam system. Jak w przypadku każdej automatyzacji wprost przekłada się to na oszczędność czasu i większy komfort pracy.
Zakres rzeczowy projektu
W ramach przedmiotowego projektu zostaną wykonane następujące działania:
- Rozbudowa centralnej architektury, sieci i systemów bezpieczeństwa
- Rozbudowa centralnej architektury oraz infrastruktury sieciowej
- Rozbudowa systemów bezpieczeństwa
- Wyposażenie punktów kancelaryjnych i sprzętu stanowiskowego
- Wyposażenie punktów kancelaryjnych
- Rozbudowa sprzętu stanowiskowego
- Montaż i wdrożenie systemów
Realizacja działań jest związana z uruchomieniem wszystkich e-usług w projekcie.
CEL OGÓLNY: Przyczynienie się do rozwoju świadomego i aktywnego społeczeństwa informacyjnego w Województwie Małopolskim poprzez szerokie wykorzystanie narzędzi dostępnych w ramach e – administracji, co przyczyni się do gospodarczego i obywatelskiego rozwoju Regionu.
CEL BEZPOŚREDNI PROJEKTU: zwiększenie dostępności społeczeństwa do elektronicznych usług realizowanych przez administrację rządową w Małopolsce poprzez rozbudowę istniejącego systemu udostępniania usług publicznych który zostanie osiągnięty przez:
- pełne wdrożenie w jednostkach administracji zespolonej uczestniczących w Projekcie oraz u Partnera systemu elektronicznego obiegu dokumentów pn.: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD PUW),
- rozbudowa i udostępnienie wybranych usług elektronicznych Beneficjenta i Partnerów dla ich klientów;
- wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji przez e-PUAP, jako podstawowego sposobu komunikacji między jednostkami administracji publicznej;
- rozbudowa zasobów sprzętowych i infrastruktury sieci Beneficjenta i Partnerów;
- podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności pracowników administracji publicznej, pozwalających na korzystanie z technologii internetowych.
Sukces etapu II
Wewnętrzne ułatwienia w danej jednostce to jeden z aspektów EZD. Innym jest Wdrożenie tego systemu w różnych jednostkach co oznacza w praktyce, że wszystkie urzędy korzystają z tego samego narzędzia. Prowadzi to do usprawnień i uproszczeń pomiędzy różnymi urzędami. Wdrożenie EZD i wprowadzenie elektronicznej wymiany korespondencji przez e-PUAP jako podstawowego sposobu komunikacji między jednostkami administracji publicznej umożliwia osiągnięcie oszczędności.
W ramach projektu Małopolski Urząd Wojewódzki uruchomił łącznie 80 e-usług publicznych – w swoim Urzędzie oraz 7 jednostkach uczestniczących w projekcie. Usługi elektroniczne dostępne są na platformie e-PUAP.
Praca z EZD oznacza, że segregatory i papierowe akta nie są już tak często widywane w urzędzie. Życie dokumentu w danej jednostce zaczyna się od jego zeskanowania. Odwzorowanie cyfrowe opatrzone odpowiednimi danymi (tzw. metadanymi) pozwala na szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów w urzędzie, a także efektywniejsze przechowywanie danych oraz zarządzanie nimi (filtrowanie, przetwarzanie, raportowanie itp.). Wypracowane w ramach EZD rozwiązania są przy tym ujednolicone i mogą być wykorzystywane wielokrotnie. Ponadto łatwiejszy jest dostęp do akt sprawy, co w pracy zespołowej jest nieocenione. Każdą czynność urzędnika odnotowuje sam system. Jak w przypadku każdej automatyzacji wprost przekłada się to na oszczędność czasu i większy komfort pracy.
